skip to Main Content
+49 (700) 34778539 info@firstlex.de Login
[layerslider id="6"]

Wie erstelle ich als Freiberufler eine korrekte Rechnung?

"Zeit, seriös zu werden“, dachte sich Thomas Pape, als er die Rechnung zu seinem letzten Seminar für die Rüsch GmbH schreiben wollte und ihn der Rüsch GmbH-Kugelschreiber, den er am Wochenende annektiert hatte, im Stich ließ. Zeit für professionelle Rechnungserstellung am Computer. Elegante Form, adäquater, umfassender Inhalt. Ja . . .

 

Pape hat sich dann doch einen neuen Kugelschreiber gekauft und die Sache mit der standardisierten Rechnung erst einmal vertagt. Denn wenn die Rechnung wirklich alles beinhalten soll, was sich die Gesetzesgeber so ausgedacht haben, ist es mit einem netten Äußeren nicht getan. Oft kommt das dicke Ende erst, wenn die ungeliebte Steuererklärung auf dem Terminplan steht. Denn wer eine vollständige, den gesetzlichen Anforderungen in allen Punkten gerecht werdende Rechnung erstellen will, muss sich zunächst einmal durchs Dickicht der Steuergesetze schlagen.

 

 


Die Standards


 

Was muss rein, was nicht, wie ist aufzubauen, was ist steuerrechtlich zu beachten, an welcher Stelle und in welcher Form haben die Spesen, insbesondere die Reisekosten, aufzutauchen?

  

Das Umsatzsteuergesetz verlangt von jeder Rechnung zunächst einmal folgende Mindestangaben:

 

  • den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers; 
     
  • den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers; 
     
  • eine Beschreibung der Leistung, die erbracht wurde;

     

  • den Zeitpunkt der Leistung; 
     
  • das Entgelt; 
     
  • die hierauf entfallende Umsatzsteuer, die gesondert auszuweisen ist, oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung; 
     
  • Gesamtsumme, Datum und Unterschrift.

 

Umsatzsteuerpflichtig ist grundsätzlich jeder Selbständige, es sei denn, er hat im letzten Jahr nicht mehr als 16.620,- Euro Umsatz gemacht und wird im laufenden Jahr die 50.000,- Euro-Grenze nicht überschreiten. Dann darf er als sogenannter Kleinunternehmer weder Umsatzsteuer in Rechnung stellen noch Vorsteuer absetzen.

 


 

Ekelhaft: die Reisekostenabrechnung

 

Seit dem 1. Juli 2002 muss die Rechnung außerdem die Steuernummer enthalten, was zu breiten Protesten seitens der Datenschützer geführt hat. Es gibt Stimmen, die Unternehmern raten, die neue Vorschrift zu ignorieren. Schließlich ziehe ein Verstoß derzeit noch keine gesetzlichen Folgen nach sich. Ob das stimmt, sei einmal dahingestellt. Seriös sind unverblümte Vorschläge zur Rechtsverletzung jedenfalls nicht, und eine professionelle Rechnung zeichnet sich nun einmal gerade dadurch aus, dass sie den gesetzlichen Anforderungen in jeder Hinsicht genügt.

  

Macht der Unternehmer von der Möglichkeit einer steuerfreien Lieferung innerhalb des Gebietes der Europäischen Union Gebrauch (§ 6a Umsatzsteuergesetz), so müssen auf der Rechnung auch seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die des Leistungsempfängers erscheinen.

  

Hat der Unternehmer Reisekosten gehabt, wie es etwa beim Halten eines Seminars beim Kunden regelmäßig der Fall sein wird, so muss er diese auf der Rechung gesondert aufführen.

  

Das kann entweder über mühsames Sammeln von Belegen und Zusammenzählen auf dem heimischen Rechenschieber erfolgen oder über Pauschalen. Die müssen allerdings mit dem Auftraggeber im Vertrag vereinbart werden, ein Punkt, den man bereits bei den Verhandlungen im Hinterkopf haben sollte. Was nicht selbstverständlich ist, denn verhandelt wird schließlich am Anfang, abgerechnet erst am Schluss. Trotzdem sollte diese vermeintliche Nebensache nicht vergessen werden, denn am Ende des Monats kann sie eine Menge Arbeit ersparen. Und mal ehrlich: Der Beleg von der zweiten Taxifahrt des vorletzten Seminars – wissen Sie noch, wo der ist?

  

Pauschalen sind übrigens in voller Höhe Betriebsausgaben.  Vorsteuer kann von ihnen seit 1999 nicht mehr abgezogen werden.

  


 

Übernachtungspauschalen und Kilometerpauschalen

 

Ansonsten sind alle Reisekosten vorsteuerrelevante Aufwendungen, was bedeutet, dass die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden kann, sofern der Beleg sie gesondert ausweist. Darauf kann nur verzichtet werden, wenn die Ausweisung nicht erforderlich ist, was beispielsweise bei Bustickets angenommen wird. Ansonsten müssen Quittungen auch noch Leistenden und Leistungsempfänger (der geltend machende Unternehmer, nicht etwa der Mitarbeiter, der im Taxi sitzt) ausweisen.

  

Nochmals verkompliziert wird die individuelle Abrechnung im Vergleich zur Pauschalierung dadurch, dass für Reisekosten Besonderheiten hinsichtlich des Vorsteuerabzugs gelten:

  

  • Übernachten muss jeder Mensch jeden Tag, ergo, so der Gesetzgeber, sind Übernachtungskosten Privatsache. Folge: Kein Vorsteuerabzug! 
     
  • Bei Verpflegung ist der Vorsteuerabzug auf die 80 % beschränkt, die ertragssteuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können. 
     
  • Bei Fahrzeugen, die der Unternehmer zu mindestens 5 % privat nutzt, ist der Vorsteuerabzug auf 50 % begrenzt. 
     
  • Bei Firmenwagen kann dagegen die Vorsteuer voll geltend gemacht werden.

 

Als Reisekosten-Pauschalen können bei einer Höchstgrenze von 5113,- Euro pro Jahr abgesetzt werden:

 

  • Fahrten (nicht die zwischen Wohnung und regelmäßigem Arbeitsplatz): 0,30 Euro pro Kilometer plus 0,02 Euro je weitere Person; 
     
  •  Verpflegung im Inland: Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden nichts, bei weniger als 14 Stunden 6,- Euro, bei weniger als 24 Stunden 12,- Euro, für 24 Stunden 24,- Euro 
     
  • Verpflegung im Ausland: Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden nichts, bei weniger als 14 Stunden 40 % des Tabellenwertes für Auslandspauschalen (siehe Auslandsreisekostentabelle des Bundes-finanzministeriums unterhttp://www.bundesfinanzministerium.de/fach/index.htm), bei weniger als 24 Stunden 80 %, für 24 Stunden 120 %. 
     
  • Übernachtung: 20,- Euro, wenn nicht während der Fahrt in Schiff, Flugzeug oder Bahn geschlafen wird, minus 4,50 Euro oder tatsächliche Kosten des Frühstücks (im Ausland: 20 % des Tabellenwertes oder tatsächliche Kosten).

Diese Sätze erscheinen recht gering im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben, die regelmäßig anfallen. Grund dafür ist, dass die Gesetzgeber der Ansicht sind, dass die Ausgaben häufig immer auch eine private Komponente haben. Zu Mittag gegessen hätte der Seminarleiter schließlich auch zu Hause. Dass er dort vielleicht schnell etwas gekocht hätte, statt ins einzige Restaurant in Schulungsraumnähe zu gehen, das dann auch noch schamlos überteuert war, wurde mit Blick auf die Staatskasse geflissentlich übersehen.

 

  

Der "durchlaufende Posten" läuft da rein und da raus

 

Die steuerlich absetzbaren Beträge sollten daher keinesfalls zur Grundlage für die Aushandlung von Pauschalen gemacht werden. Häufig haben größere Unternehmen auch feste Sätze, die sie auf Anfrage zum Betragsbestandteil machen. An diesen Sätzen wird der „kleine“ Trainer nicht rütteln können, bei seriösen Unternehmen sind sie jedoch in der Regel angemessen und realistisch. Im umgekehrten Fall, in dem der Kunde keine Erfahrung mit Pauschalen hat, kann andererseits versucht werden, eigene, aus der beruflichen Erfahrung bekannte und bewährte Sätze geltend zu machen, ohne sie von vornherein als verhandelbaren Punkt darzustellen. Schließlich geht es hier um Spesen, nicht um Entlohnung.

  

Wo auf der Rechnung die Reisekosten auftauchen sollen, ist abhängig davon, wie sie dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Gibt der Rechnungssteller sie lediglich an den Kunden weiter, so sind sie als durchlaufende Posten zu behandeln, die erst nach der Berechnung der Umsatzsteuer in einem separaten Punkt aufgeführt werden. Sollen dagegen mehr oder weniger Kosten an den Kunden weiter gereicht werden, als tatsächlich entstanden sind, etwa bei pauschaler Abrechnung, so sind die Reisekosten vor der Umsatzsteuerberechung anzugeben.

  

Hiervon abhängig ist auch, in wessen Hände die  Belege wandern: Werden die Kosten lediglich an den Kunden weiter gegeben, so sind der Rechnung die Belege im Original beizulegen. Dann sollte mit dem Finanzamt abgeklärt werden, ob den Beamten die Originalrechnung als Beleg der Kosten genügt. Andererseits müssen für die Steuererklärung Kopien der Belege zurückbehalten werden.

 

 

 

 

Und zum Schluß: die eigene Kontonummer

 

 

Im anderen Fall behält der Unternehmer die Belege selber, was sich vor allem bei der Vereinbarung von Pauschalen mit dem Kunden von selbst versteht, da hier die Abrechnung eben gerade unabhängig von der Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten erfolgt.

  

Grundsätzlich ist die Rechnung so übersichtlich und nachvollziehbar wie möglich aufzubauen, etwaige Aktenzeichen des Kunden sollten bereits im Betreff aufgeführt werden. Das Schreiben ist als Rechnung zu betiteln, eine Tabelle, die die einzelnen Leistungen aufführt, und aus der sich ohne weiteres die Endsumme ergibt, schafft Klarheit. Denn je „lesbarer“ die Rechnung ist, umso schneller erscheint das Geld auch auf dem Konto des Trainers (Bankverbindung nicht vergessen!). Schließlich geht die Rechnung beim Kunden häufig durch mehrere Hände, und der Sachbearbeiter, der am Ende der Kette die Überweisung vornehmen soll, wird keine oder nur wenige Kenntnisse von dem Projekt haben, für das er jetzt zahlen soll. Muss er sich erst mühsam durch mehrere Abteilungen telefonieren, um zu verstehen, was er da vor sich hat, so wird das seiner Laune und erst recht seinem Tempo und seiner Effizienz nicht gerade zuträglich sein.

 

 

* unter Mitarbeit von Martin Höfinghoff

Schreibe einen Kommentar

Back To Top