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ELENA – Datenschutz gewährleistet ?

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz hat eine FAQ-Seite zu ELENA eingerichtet:

Wichtige Fragen und Antworten werden dort aufgelistet, so z.B.:

"Was bedeutet ELENA ?

ELENA steht für Elektronischer Entgeltnachweis. Das System soll dazu dienen, die bisher vom Arbeitgeber auf Papier erstellten Gehaltsbescheinigungen in Verfahren vor Sozialbehörden elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Derzeit ist nach § 95 SGB IV vorgesehen, dass die ELENA-Datenbank für folgende Bescheinigungen genutzt werden soll:

    * Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III, Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 SGB III,
    * Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 Wohngeldgesetz (WoGG) und
    * Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das ELENA-Verfahren?

Die gesetzliche Grundlage des ELENA-Verfahrens bilden die im (Artikel-)Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) vom Deutschen Bundestag im Frühjahr 2009 beschlossenen Regelungen zur Änderung der §§ 95ff. des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV). Danach ist der Arbeitgeber verpflichtet, für jeden Beschäftigten monatlich mit der Entgeltabrechnung eine Meldung nach dem ELENA-Verfahren zu erstatten (§ 97 SGB IV). Eine Meldepflicht besteht nur nicht, wenn Entgelte ausschließlich aus einer geringfügigen Beschäftigung in einem Privathaushalt nach § 8a SGB IV erzielt werden.

Welche Daten werden gespeichert?

In der ELENA-Datenbank werden ab dem 1. Januar 2010 Daten gespeichert, die bislang in Antragsverfahren vor Sozialbehörden (Arbeitsagentur, Wohngeldstelle, Elterngeldstelle) auf amtlichen Vordrucken erhoben wurden. Es handelt sich daher um Einkommensdaten und um weitere Angaben, die für die Prüfung notwendig sind, ob ein Anspruch auf die Sozialleistung besteht oder nicht. Die gespeicherten Daten können erst ab dem 1. Januar 2012 von den ausdrücklich dazu befugten Stellen einzelfallbezogen abgerufen werden, sofern der betroffene Antragsteller den Abruf mit seiner individuellen elektronischen Signaturkarte freigegeben hat (siehe auch Sind die Daten vor einem unberechtigten Zugriff geschützt?).

Ist die Teilnahme an ELENA freiwillig?

Nein. Die Speicherung und der Abruf der Daten sind gesetzlich geregelt. Der Einzelne hat danach kein Recht, der Speicherung seiner Daten in diesem Verfahren zu widersprechen.

Hinsichtlich des Abrufs dieser Daten gilt zunächst, dass dieser nur erfolgen darf, wenn der Bürger/die Bürgerin sein/ihr Einverständnis hierzu erteilt hat (§ 103 Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Dieses geschieht dadurch, dass er/sie eine Karte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (Signaturkarte) bei der Beantragung einer Sozialleistung vorlegt. Ohne diese Signaturkarte ist ein Abruf der Daten nicht möglich. Der Abruf der Daten ersetzt den bislang erforderlichen Gehalts- oder Lohnnachweis. Dies bedeutet, wenn der Antragsteller die Einwilligung nicht erteilt, kann von der Sozialbehörde nicht geprüft werden, ob ihm die Sozialleistung zusteht oder nicht. Nach § 103 Abs. 1 Satz 3 SGB IV kann das Einverständnis jederzeit widerrufen oder zeitlich begrenzt werden.

Wie lange werden die einzelnen Datenblöcke gespeichert?

Die Daten werden in der ELENA-Datenbank solange gespeichert, wie sie für eine Entgeltbescheinigung erforderlich sind. Es ist deshalb vorgesehen, die Daten feldgenau zu löschen, wenn das dort gespeicherte Datum für ein Sozialverwaltungsverfahren, für das aus ELENA heraus eine Entgeltbescheinigung generiert werden soll, nicht mehr herangezogen werden kann. Die Löschungsfrist ist daher vom entsprechenden Verwaltungsverfahren abhängig (zum Beispiel ist für die Berechnung des Elterngeldes das durchschnittliche Monatsnettoeinkommen der letzten 12 Monate vor dem Beginn der Mutterschutzfrist maßgeblich). Die Zentrale Speicherstelle muss in diesem Fall das Datum automatisch löschen, spätestens aber nach fünf Jahren (§ 99 Abs. 4 SGB IV)."

Weitere Fragen und Antworten finden sich auf der Website gem. obigem Link.
 

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