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Die verschiedenen Phasen der Verarbeitung I

Zur Verarbeitung zählen u.a. die Phasen der Speicherung, Übermittlung und Veränderung.

Speicherung

Vertrag und Vertragszweck
Als Vertrag iSd § 28 I Nr 1 kommt hier der Arbeitsvertrag zwischen AN und AG in Betracht. Was ein Vertrag ist, regeln §§ 145, 241, 305, 611 BGB. Notwendig sind zwei übereinstimmende Willenserklärungen.
Was Zweck des Vertrages ist, richtet sich nach objektiven Gesichtspunkten. Subjektive, im Vertragstext oder aus der üblichen Art der Tätigkeit nicht hervorgehende Erwartungen, können niemals den Zweck begründen. Anhaltspunkt für eine Klärung gibt die Frage, ob die Daten für die Tätigkeit erforderlich (s.o.) sind.
Die durchzuführende Prüfung muss für jedes einzelne Datum getrennt erfolgen!
Eine Erstspeicherung kann insbesondere bei solchen Daten unzulässig sein, die Beurteilungen über den AN betreffen. Weil solche Daten besonders sensibel insoweit sind, als sie besonders stark in das ISR eingreifen, ist hier eine strenge Prüfung geboten.
Unproblematisch sind dagegen alle sogenannten Basisdaten, z.B. über die Anschrift, Namen, Telefonnummer, möglicherweise Familienstand.

Unzulässigkeit der Weiterspeicherung
Dabei kann sich ergeben, dass die Speicherung von Daten, die im Rahmen der Bewerbung rechtmäßig erhoben und gleichzeitig gespeichert wurden, für das begonnene Arbeitsverhältnis selbst nicht mehr erforderlich ist. Sie sind deshalb gem. § 35 zu sperren oder zu löschen, falls der AN nicht in die Weiterspeicherung einwilligt. Dies gilt erst recht für rechtswidrig erhobene Daten.

Vertragsähnliche Vertrauensverhältnisse
Sie sind gegeben in der Phase zwischen Bewerbung und Zu- oder Absage und nach einer Kündigung.
Auch hier gilt das Zweckbindungsprinzip. Wird die Bewerbung abgelehnt, so müssen die Daten gesperrt oder gelöscht werden. Eine Speicherung "auf Vorrat" ist unzulässig, es sei denn, die Bewerbung lässt eindeutig erkennen, dass sie in Bezug auf künftige Stellen oder andere Stellen weiterhin berücksichtigt werden soll.
Dann liegt die Speicherung im Rahmen des Vertragszwecks und ist auch ohne Einwilligung zulässig.
Häufig liegt aber gar keine Datei vor, weil die Bewerbungsunterlagen nicht gespeichert wurden. Dann muss der AG eine Vernichtung der Unterlagen vornehmen, wenn der AN dies wünscht.
Nach einer Kündigung dürfen nur noch die Daten gespeichert bleiben, die für eine Abwicklung des auslaufenden Vertrages notwendig sind. Dies ist der Fall etwa bezüglich eines Zeugnisses oder wenn der AN gegen die Kündigung gerichtlich vorgehen will.
Wohl unzulässig dürfte die Speicherung zum Zwecke der Auskunftserteilung an künftig anfragende neue AG des AN sein.

Berechtigtes Interesse und schutzwürdige Belange
Berechtigte Interessen liegen bei der verantwortlichen Stelle vor, wenn juristische, wirtschaftliche oder ideelle Interessen gegeben sind, die die Rechtsordnung anerkennt. Als Faustregel gilt: wenn die Speicherung für die Erfüllung der Geschäftszwecke erforderlich ist, ist sie auch berechtigt.
Diese "Gummiformulierung", die zum Teil heftig kritisiert und als verfassungswidrig dargestellt wird, darf freilich nicht zu einer Aushöhlung des ISR führen und ist daher möglichst streng auszulegen.
Dies führt auch dazu, dass diese Zulässigkeitsvariante verdrängt wird, wenn ein Vertrag oder vertragsähnliches Vertrauensverhältnis vorliegt. Daher bleibt ihre Bedeutung sehr gering, zumal die Abwägung oft dazu führen wird, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen verletzt würden. Dies ist der Fall, wenn Daten den Privatbereich betreffen.
Im folgenden werden wichtige Bereiche aus der Praxis dargestellt, in denen es um die Zulässigkeit der Speicherung geht.

Arbeits- und Kontrollsysteme

Besonders intensiv sind die Möglichkeiten von Beeinträchtigungen im Bereich der Arbeits- und Kontrollsysteme.
Arbeitssysteme sind technische Einrichtungen, die eigentlich der rationellen Abwicklung der Produktion dienen, aber gleichzeitig die Möglichkeit eröffnen, die AN, die sie bedienen, in ihrer Produktivität und in einzelnen Leistungssequenzen zu überprüfen oder zu beurteilen. Dies ist denkbar, wenn die Systeme speichern, welcher AN wann in welcher Weise an dem Gerät gearbeitet hat.
Beispiel: Systeme zum computergestützten Produzieren (CAM), Textverarbeitung am Computer, Konstruktion am Computer.
Kontrollsysteme sind Geräte, die von vornherein den Zweck haben, die AN zu kontrollieren.
Beispiel: Videokameras am Arbeitsplatz, Stechuhren, Drehkreuze, Fahrtenschreiber, automatische Telefondatenerfassungsanlagen.

Telefondatenerfassung

Heftig umstritten und Gegenstand mehrerer Gerichtsurteile war die Frage, ob Telefonanlagen zulässig sind, die verschiedene Daten, die beim Telefonieren anfallen, speichern und später nach bestimmten Aspekten neu erstellt ausgeben.
Dabei ging es um die angewählte Zielnummer, die Anzahl der Gesprächseinheiten, die Nebenstellenanschlussnummer, Datum, Uhrzeit und Gesprächsdauer sowie die Kosten des Gesprächs.
Bei der Beurteilung ist zu unterscheiden zwischen Privatgesprächen, Privatgesprächen aus dienstlichem Anlass und Geschäftsgesprächen.
Die Speicherung der Zielnummer dürfte zumeist unzulässig sein, es sei denn, der Angerufene ist Vertragspartner.
Angaben über Privatgespräche dürfen nur insoweit gespeichert werden, als eine Kostenabrechnung dies erfordert. Aber auch die Dauer der Privatgespräche berührt den Vertragszweck zwischen AN und AG und ist daher speicherbar.
Bei Geschäftsgesprächen kann der Vertragszweck allein nicht jegliche Speicherung rechtfertigen. Im Einzelfall ist genau zu prüfen, ob ein milderes Mittel denkbar ist. Hier sind Betriebsvereinbarungen zu empfehlen.

Personalinformationssysteme

Sie stehen in keinem unmittelbaren Zusammenhang zur eigentlichen Arbeitsleistung, bergen aber dennoch große Gefahren.
In ihnen werden nämlich gleich einer Personalakte für die gesamte Belegschaft Daten der AN gesammelt. Dadurch können auf Abruf nach ganz unterschiedlichen Bedürfnissen bestimmte Anforderungsprofile erstellt werden. Der Computer wirft sie nach einem Abgleich aller AN-Daten aus.
Dabei treten alle oben angesprochenen klassischen Gefahren der Datenverarbeitung gleich gebündelt auf.
Beispiel: Der AG möchte für eine Tätigkeit jemanden, der in den vergangenen fünf Jahren niemals krank war und dessen Leistungen stets überdurchschnittlich waren. Hierfür lässt er aus der Summe aller verfügbaren Daten eine biorhythmische Kurve der in Betracht kommenden AN erstellen.

Kündigungen
Nach § 1 I des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) sind Kündigungen durch den AG zu rechtfertigen, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat.
Als Rechtfertigungsgründe kommen in Betracht dringende betriebliche Erfordernisse, Gründe in der Person und Gründe im Verhalten des AN.
Um diese Rechtfertigung vornehmen zu können, hat der AG ein Interesse an der Speicherung jener Daten, die hierfür Anlass geben. Sie gilt als im Rahmen des Vertragszwecks gerechtfertigt. Dies gilt auch für Abmahnungen.
Beispiele für verhaltensbedingte Kündigungen: Faulheit, Bummelei, Alkoholmissbrauch, Diebstahl von Firmeneigentum. Gründe aus der Privatsphäre des AN gehören nicht hierher.
Beispiele für personenbedingte Kündigungen: stetiges Krankmelden nur freitags oder montags, mangelnde geistige Aufnahmebereitschaft oder körperliche Kondition (Gerüstbauer, der nicht schwindelfrei ist).
Stellt sich heraus, dass es sich um einmalige Vorgänge gehandelt hat, die deshalb die Kündigung nicht rechtfertigen, so ist eine Speicherung nicht mehr zulässig.

Beispiel: AG trifft AN am Montag, dem 11. 11. , morgens im Supermarkt an. Dabei bemerkt er, dass AN sieben Kinder hat, die merklich an dessen Nerven zehren. AG lässt noch am selben Tage speichern: AN am 11. 11. unentschuldigt der Arbeit ferngeblieben, Stress durch familiäre Belastungen.
Zu den Daten, die bei einer betriebsbedingten Kündigung für die notwendige soziale Auswahl gem. § 1 III K

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