A. Reisekosten: Definition und Abgrenzung zu benachbarten Fragestellungen

Zunächst muß man sich Gewißheit darüber verschaffen, was überhaupt zu den Reisekosten gehört. Insbesondere muß man abgrenzen zu den verwandten Tatbeständen des Steuerrechts. Wichtig ist dabei das Grundverständnis der Regelungen in den Ertragssteuern und in der Umsatzsteuer.

I. Begriff der Reisekosten

Reisekosten meinen alle Kosten, die aus Anlaß einer Dienstreise entstehen. Im Kern muß man sich auf den steuerlichen Grund besinnen:

Ertragssteuerrechtlich: 

in den Ertragssteuern (Est., KSt., GewErtrSt.) soll Bezugsgröße der Besteuerung immer der Ertrag sein. Daher muß aus den erzielten Einnahmen des Unternehmens zunächst korrigierend herausgerechnet werden, was das Unternehmen aufwenden mußte, um die Einnahmen zu erzielen. All das, aber eben auch nur das soll den zu besteuernden Ertrag mindern. 
Kontrollfrage im Einzelfall: 

1. war die Ausgabe notwendige Bedingung für die zumindest mögliche Erzielung von Einnahmen? Und
    
2. wäre sie auch ohne die unternehmerische Aktivität angefallen?

Umsatzsteuerrechtlich:

in der Umsatzsteuer soll ökonomisch der Endverbraucher belastet werden. Abführen dagegen soll die Steuer der Unternehmer. Dabei soll nach der deutschen und mittlerweile fast europaweit einheitlichen Ausgestaltung in jeder Produktionsstufe (oder Leistungsstufe) immer nur der dort generierte Mehrwert besteuert werden. Dort, wo es um unternehmerische Tätigkeit geht, soll die Steuer daher neutral sein; geht es um den Verbraucher, soll sie dagegen belasten. 

Kontrollfrage im Einzelfall:

ist der Unternehmer hier als solcher tätig geworden oder handelte er im Grunde als Verbraucher?

Geht es um Aufwendungen, die dadurch entstehen, daß der Unternehmer oder ein Mitarbeiter unterwegs sein muß, reisen muß usw., so stellt sich die Frage, ob solche Aufwendungen steuerlich wie andere Aufwendungen auch zu behandeln sind. Dies sind die Fragestellungen der Reisekosten im steuerlichen Sinne. Für das Unternehmen relevant sind dabei nur solche Kosten, die über das Unternehmen abgerechnet werden.

II. Steuerschädlichkeit privater (Mit-)Veranlassung

Entsprechend ist steuerschädlich immer eine private Veranlassung. Meist reicht bereits eine sog. Mitveranlassung, wenn also auch private Gründe für die Reise vorlagen. Im Einzelfall muß hier sehr vorsichtig vorgegangen werden. Es kann bis zu Fragen der konkreten Reiseplanung gehen.

III. Abgrenzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten/doppelter Haushaltsführung

Diese Fahrten gelten nicht als Reisekosten im engeren Sinne. So gilt bei Arbeitnehmern hier eine andere Pauschalregelung, die u.a. nicht am gefahrenen (0,30 Eur), sondern am Entfernungskilometer (0,40 Eur bzw. 0,36 für die ersten 10 KM) ansetzt. Und bei Familienheimfahrten gibt es eine Höchstgrenze von zwei Jahren. 
Eine Dienstreise dauert längsten drei Monate; danach wird davon ausgegangen, daß sich die Arbeitsstätte zum Ziel der Reise verlagert hat.

Hierauf soll nicht weiter eingegangen werden, weil es Kosten sind, die den Mitarbeiter in seiner privaten Steuererklärung betreffen, aber nicht das Unternehmen.

B. Ertragssteuerliche Behandlung der Reisekosten

Ertragssteuerlich sind Reisekosten Betriebsausgaben. Es fragt sich allerdings, wie diese Betriebsausgaben in der Praxis behandelt werden.

I. Grundsatz

Im Grundsatz ergeben sich keine Besonderheiten: wie alle Betriebsausgaben können sie ertragsmindernd geltend gemacht werden, solange der Nachweis über diese Kosten geführt wird.

II. Pauschalen

Ursprünglich zur Vereinfachung in der Praxis hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, ohne konkreten Kostennachweis die Kosten pauschaliert abzurechnen. Allerdings führen diese Pauschalen in der Buchhaltungspraxis meist zu erheblichen Problemen. 
Durch die Abschaffung der Vorsteuer bei den Pauschalen sind die Pauschalen seit dem 1.4.1999 in voller Höhe Betriebsausgaben.

C. Umsatzsteuerliche Behandlung der Reisekosten

I. Grundsatz

Auch umsatzsteuerlich sind Reisekosten ganz normale vorsteuerrelevante Aufwendungen. Aus allen Belegen kann also die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden; auch ohne Ausweis ist der Vorsteuerabzug möglich, wenn der Ausweis nicht erforderlich ist, wie z.B. bei Bustickets. Dort, wo eine individuelle Quittung erteilt wird (z.B. Taxi) muß der Unternehmer als Leistungsempfänger ausgewiesen sein (wichtig bei Taxifahrten von Mitarbeitern!) (vgl. § 15 UStG).

II. Ausnahmen

Ausnahmen sind derzeit insbesondere mit Bezug zum Reisen:

• Übernachtungsbelege: hier vermutet der Gesetzgeber heute folgendes: jede Übernachtung ist privat veranlaßt. Folge: kein Vorsteuerabzug! 
   
• Bewirtungen: hier ist der Vorsteuerabzug auf die 80% beschränkt, die ertragssteuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können.
   
• Fahrzeuge, die der Unternehmer selbst nutzt und die nicht nachweislich nur 
  < 5% Privatnutzung aufweisen: hier ist der Vorsteuerabzug auf 50% begrenzt. 
  Sog. Firmenwagen bleiben dagegen voll in der Vorsteuer: hier wird das Ergebnis dadurch steuerlich korrigiert, das der private Nutzungsvorteil beim Mitarbeiter in der Einkommenssteuer berücksichtigt wird.

III. Pauschalen

Bei den Pauschalen wurden zum 1.4.1999 die umsatzsteuerlichen Probleme dadurch beseitigt, daß man den Pauschalen grundsätzlich den bisher möglichen Vorsteuerabzug strich. Mußte man früher zu jeder Pauschale den Vorsteuer-Prozentsatz kennen, so muß man heute nur noch wissen: Pauschalen werden ohne Vorsteuer gebucht. Das bedeutet natürlich mittelbar eine Erhöhung der ertragssteuerlichen Betriebsausgabe.

D. Reisekosten in Rechnungen

Soweit Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden sollen, müssen sie nachgewiesen werden. Dabei gibt es Anforderungen aus dem EStG und solche aus dem UStG. Zur besseren Übersichtlichkeit wird im folgenden nicht getrennt.

I. Wie müssen Reisekostenbelege aussehen?

In den Belegen müssen die „normalen" Informationen zu finden sein, wie in allen steuerlichen Belegen auch. Insbesondere aus dem Umsatzsteuerrecht folgt, daß der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger genau bezeichnet sein müssen, soll Vorsteuer gezogen werden. Insbesondere bedeutet dies z.B. für Taxi-Belege nach neuem Recht, daß der Empfänger der Leistung genannt sein muß; und dies muß natürlich der Unternehmer, nicht der Mitarbeiter sein.

Ausnahmen gelten lediglich für Fahrtausweise, die regelmäßig keinen Empfänger ausweisen. Hier kann Vorsteuer auch ohne weiteren Hinweis gezogen werden.

II. An welcher Stelle erscheinen die Reisekosten in meiner Ausgangsrechnung?

Immer wieder Schwierigkeiten bereitet die Frage, wo genau in den Ausgangsrechnungen die Reisekosten erscheinen sollen. Im Grunde handelt es sich um die Frage, welchen Weg die Kosten nehmen: werden sie lediglich an den Kunden weitergereicht, so sind es durchlaufende Posten und sollten nach der Berechnung der Umsatzsteuer aufgeführt werden. Verbucht werden müssen sie dann in der Buchhaltung als durchlaufende Posten, ohne Teilnahme an den Umsatzsteuerkonten. 
Sollen dagegen mehr oder weniger Kosten an den Kunden weitergereicht werden, als tatsächlich entstanden, so erscheinen die Reisekosten vor der Umsatzsteuer- berechnung. Und wird verbucht auf Aufwands- und Erlöskonten. Bis zum 31.3.1999 war problematisch, wie das Zusammenspiel der Pauschalvorsteueranteile mit der Gesamtumsatzsteuer der Rechnung in solchen Fällen funktionierte. Hier bestand erheblicher Beratungsbedarf in der Praxis; dieses Problem entfällt jedoch ab 1.4.1999 durch die Streichung der Vorsteuer bei Pauschalen.

 
Wird beim Steuerausweis ein Fehler gemacht, kassiert der leistende Unternehmer meist zuviel Umsatzsteuer; die Folgen trägt dann aber allein der Kunde: der leistende Unternehmer schuldet zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer allein aus der Tatsache des Ausweises; der Leistungsempfänger dagegen darf nur die gesetzlich anfallende Vorsteuer ziehen. In der Praxis werden hier viele Fehler gemacht, die aber erst im Fall einer Betriebsprüfung aufgedeckt und korrigiert werden.

III. Wie reagiere ich auf fehlerhafte Eingangsrechnungen?

Fehlerhafte Eingangsrechnungen sollten zurückgewiesen werden. Hier sollte ein kommunikatives Vorgehen gewählt werden: der Rechnungssteller sollte telefonisch angesprochen werden, warum die Rechnung nicht akzeptiert werden kann. Sodann sollte Einvernehmen erzielt werden. Die Rechnung sollte dann zur Stornierung zurückgereicht werden, es sei denn der Lieferant bittet um Vernichtung. Das Problem nämlich ist, daß fehlerhafte Rechnungen zum Vorsteuerausschluß führen können.

E. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Aufzeichnungspflichten sind im Steuerrecht von erheblicher Bedeutung. Es kann an dieser Stelle kein umfassender Überblick gegeben werden. Es sollen nur die folgenden besonders problematischen Punkte angesprochen werden:

I. Was muß ich aufzeichnen?

Soweit mit einem Buchhaltungsprogramm gearbeitet wird, das ein GoB-Testat hat, wird das Programm durch seine Eingabelogik für vollständige Aufzeichnungen sorgen. Insbesondere müssen die Rechnungsdaten der Aus- und Eingangsrechnungen dokumentiert sein, sowie die Bankkontenbuchungen.

II. Wer erhält die Originalbelege der einzelnen Reisekosten?

Soweit die Reisekosten an den Kunden durchlaufend weitergereicht werden, erhält der Kunde die Originalbelege; andernfalls behält sie das leistende Unternehmen. Man kann sagen: wenn auf Erlös-/Aufwandskonten gebucht wird, bleiben die Belege im Haus; wird auf umsatzsteuerneutrales Konto für durchlaufende Posten gebucht, erhält der Kunde die Belege.

III. Benötige ich Kopien?

Kopien werden nur benötigt, wenn die Originalbeleg zum Kunden gehen, also bei Durchlauf der Kosten. Für solche Fälle sollte mit dem Finanzamt verbindlich abgeklärt werden, ob es ausreicht, daß die eigene Ausgangsrechnung die durchlaufenden Posten aufführt, oder ob Kopien gezogen werden müssen; hier kann erhebliche Arbeitsersparnis erzielt werden. Immer mehr Finanzämter verzichten auf Kopien, wenn die Ausgangsrechnungen entsprechend stimmen.

F. Umgang mit dem Finanzamt

Mit dem Finanzamt sollte ein kommunikativer Umgang gewählt werden. Dazu sollte man die Scheu vor den Finanzbeamten ablegen: es sind „auch nur" und zum Teil sehr nette Menschen, die für innerbetriebliche Probleme durchaus ein offenes Ohr haben. Insbesondere bei Gestaltungsüberlegungen sollte die Sichtweise des Finanzamtes möglichst früh geklärt werden, da sonst buchhalterisch steuerliche Risiken entstehen können.

I. Klärung der Handhabung

Es sollte einmal abgeklärt werden, ob die derzeitigen Verfahren im Unternehmen nach Ansicht des Finanzamtes den Anforderungen entsprechen. Dabei kann durchaus überlegt werden, ob es sinnvoll ist, sich einmal einer Umsatzsteuersonderprüfung zu unterziehen, da die meisten Praxisprobleme bei der Umsatzsteuer liegen. 
Nachteil: ggf. weckt man „schlafende Hunde". Vorteil jedoch: aus der Buchhaltung werden ggf. steuerliche Risiken entfernt.

II. Verbindlichkeit der Klärungen

Ein praktisches Problem ist die Verbindlichkeit der Klärung. Denn es reicht nicht, daß man telefonisch mit einem Mitarbeiter des Finanzamtes spricht. Abgesehen von den Zuständigkeiten gibt es auch beim Finanzamt Fluktuation. Daher muß erreicht werden, daß

• der zuständige Sachbearbeiter 
   
• beim zuständigen Finanzamt 
   
• verbindlich 
   

die Frage klärt. Dazu ein Beispiel aus der Umsatzsteuer: der Sachbearbeiter beim Betriebsstättenfinanzamt, der die steuerliche Abrechnung macht, hat meist nicht das Know-How, das Betriebsprüfer haben. Hier kann es sinnvoll sein, mit mehreren Mitarbeitern zu sprechen. Bei internationalen Fragen spielt meist auch noch die OFD hinein.

Und sollte das alles der Steuerberater machen? Meist hat er nicht den Einblick in die Firmenbuchhaltungsabläufe, so daß er es nicht allein machen sollte. Er sollte aber wegen des steuerlichen Know-Hows beteiligt dabei sein.

G. Auslandsreisen

Besondere Probleme können Auslandsreisen aufwerfen. Drei besonders häufige in der Praxis seien kurz angesprochen:

I. Handhabung von Pauschalen

Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalen als im Inland (Sie können die Tabelle beim Bundesfinanzministerium herunterladen; vgl. Linkliste am Ende). Sie werden regelmäßig den sich ändernden Lebenshaltungskosten angepaßt und sollten daher aktuell jeweils aus dem Internet vom Bundesfinanzministerium ausgelesen werden.

II. Umsatzsteuer

Bei der Umsatzsteuer muß beachtet werden, daß die Umsatzsteuer streng inländisch denkt. Auslandsreisen müssen daher immer auf die Frage untersucht werden, ob Aufwendungen vorsteuertauglich sind. Doch auch, wenn Reisekosten weitergegeben werden sollen an den Kunden, ist bei internationalen Sachverhalten umsatzsteuerlich Vorsicht geboten.

III. Ertragssteuer

Ertragssteuerlich ist außer den Pauschalierungen nichts besonderes zu beachten, soweit das Unternehmen unbeschränkt steuerpflichtig in Deutschland ist und im Ausland nicht beschränkt steuerpflichtig. Andernfalls muß bei Reisekosten genauer geprüft werden, ob die Betriebsausgabe die deutsche Steuer betrifft.

H. Der Arbeitnehmer bei den Reisekosten

Natürlich stellt sich bei Reisekosten auch immer die Frage: was kann ich meinem Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsbeitragsfrei auszahlen. Diese Frage beantwortet sich streng ertragssteuerkonform: soweit die Pauschalen ausgezahlt werden, geschieht dies lohnsteuer- und sozialversicherungsbeitragsfrei. Gleiches gilt, soweit ein tatsächlich entstandener und nachgewiesener Aufwand des Arbeitnehmers erstattet wird. Alle anderen Vergütungen gelten schlicht als Arbeitsentgelt.

Tabellen

Bitte beachten Sie insbesondere auch die Lohnsteuerrichtlinien Nr. 37, 38-43 und 16. 
Zudem bedenken Sie bitte, daß maßgeblich die Ansätze des Bundesreisekostengesetzes sind. Sobald sich dort Änderungen ergeben, werden sie steuerlich nachgeführt.

1) Kilometerpauschalen in Euro

Als Pauschale nur absetzbar bis Eur. 5.113,00 pro Jahr

2) Verpflegung Inland

3) Verpflegung Ausland

Bitte beachten Sie dazu die Auslandsreisekostentabelle des Bundesfinanzministeriums unter 
http://www.bundesfinanzministerium.de/fach/index.htm

Bitte beachten Sie:

Der Tabellenwert für Luxemburg ist maßgebend, wenn:

• das gesuchte Land nicht aufgeführt ist oder 
   
• es sich um eine Schiffsreise handelt und nicht die Tage der Aus- und Einschiffung betroffen sind 
   

Der Tabellenwert für Österreich gilt, wenn:

• es sich um eine Flugreise handelt und 
   
• diese länger als 2 Tage dauert 
   
• für die nach dem Abflugtag und vor dem Ankunftstag liegenden Tage 
   

4) Übernachtung

Für die Übernachtung kann eine Pauschale von Eur. 20,00 gezahlt werden, soweit die Übernachtung nicht während einer Beförderung (z.B. Schiff/Flugzeug) stattfindet. 
Für das Frühstück sind von dieser Pauschale abzuziehen:

• Eur. 4,50 oder die tatsächlichen Kosten im Inland 
   
• 20% des Tabellenwertes oder die tatsächlichen Kosten bei Auslandsreisen

5) Sachbezüge

Maßgeblich für die Handhabung von Sachbezügen ist die sog. Sachbezugsverordnung. 
Es kann auch die Regel genommen werden: 96% der unverbindlichen Preisempfehlung

Zahl bei Mahlzeiten der Arbeitnehmer weniger als den Sachbezugswert, so sind 25% der Differenz zum Sachbezugswert zu versteuern.

Weiterführende Informationen finden Sie unter: 
 

http://www.reisekosten.de/f_main.html 
Angebot zur kostenlosen Abrechnung von Reisekosten im Internet (als Profiversion auch als Software erhältlich)

http://www.bundesfinanzministerium.de/fach/index.htm 
Fachabteilungen des Bundesfinanzministeriums mit Downloadmöglichkeiten, insbesondere sollten Sie einmal in die Lohnsteuerrichtlinien hineinsehen, dort insbesondere die Nr.37, 38 bis 43 und 16

http://www.steuerberatung.de/links/index.html 
Linkliste eines Anbieters für Steuerberatungssoftware zu diversen Bereichen